Rapportal » Helhetlig rapportering »

Som en oppfølging av vedtak i kommunalutvalget for administrasjon har rådmannen videreført iverksetting av arbeidet med ny hovedorganisering i fase to. Med utgangspunkt i vedtatte prinsipper fra fase 1, skal prosjektet Ny hovedmodell – fase 2, konkretisere og fastlegge rolle- ansvars- og oppgavefordeling innen og mellom de nye direktørområdene. Ledernivåer og benevnelser skal defineres og det skal etableres nye fora for ledelse og samhandling på tvers av direktørområdene. Med grunnlag i disse føringene er det i august etablert en styringsgruppe som ledes av rådmannen og som skal ivareta medbestemmelse og prinsipielle beslutninger. Det er opprettet en prosjektgruppe som skal ivareta prosjektstyring og utarbeide beslutningsgrunnlag, som skal legges frem for styringsgruppen. Ny hovedmodell skal iverksettes 01.01.2018.

For å møte organisasjonens behov for planlegging og dokumentasjon av gjennomført obligatorisk kompetanseutvikling, arbeides det kontinuerlig med forbedring av kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodulen i Lønns og personalsystemet (LØP). Digitale opplæringsplaner er et godt verktøy som er utviklet og implementert både for legemiddelhåndtering, basiskompetanse i Stavangerbarnehagen og språkopplæring for innvandrere i levekår, barnehage og SFO. Opplæringsplaner kan inkludere både e-læringskurs, klasse-kurs, praktisk gjennomføring, sertifisering og annet. Det arbeides nå med utvikling av obligatorisk opplæringsplan for ansatte i sykehjem, som inneholder både e-læringskurs, kvalitetshåndbøker, praktisk gjennomføring, sjekklister og oversikt over annen opplæring. Digitale opplæringsplaner vil bli utviklet også på andre områder. Dokumentasjon av gjennomført obligatorisk opplæring er viktig for HMS/internkontroll.

Gjennomgang av HMS-system pågår og videreføres. En fireårig handlingsplan for HMS og arbeidsmiljø er utarbeidet. Satsingene på forebygging, håndtering og oppfølging av trusler og vold, HMS-gruppenes funksjon og systematisk arbeid med å redusere sykefravær, følges opp. Lovpålagt opplæring i HMS og arbeidsmiljø for ledere, verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg målrettes og styrkes. Arbeidsmiljøutvalgene og HMS-gruppene skal ivareta utvikling av arbeidsmiljøet på en systematisk måte. Arbeidet med implementering av nye retningslinjer for arbeidsmiljøutvalgene og HMS-gruppene videreføres. HMS-gruppene har i nye retningslinjer fått et spesielt ansvar for å styrke meldekulturen og bruke meldte avvik systematisk til forbedring og utvikling på arbeidsplassen. Dagens meldesystem skal utvikles, forbedres og forenkles.

Rådmannen har innarbeidet midler til anskaffelse av et nytt avviks- og forbedringssystem. Det skal utarbeides en kravspesifikasjon med sikte på oppgradering av gjeldende avviks- og forbedringssystem eller anskaffelse av et nytt. Det ble i juni ansatt en prosjektleder for evaluering av system for avvikshåndtering med oppstart i september. Oppdraget går over 1,5 år.

HR avdelingen har forsterket ressursbruk inn i sykefraværsarbeidet. Det jobbes for mer systematikk både i det forebyggende og oppfølgende arbeidet. Sykefraværsdata har blitt mer tilgjengelig for analyse gjennom en ny digital løsning. En plan for nærværsarbeid og sykefraværsoppfølging vil bli utarbeidet, for å jobbe mer målrettet med sykefravær og sikre en helhetlig tilnærming.

Denne tertialrapporteringen tar for seg sykefraværet for første halvår, da sykefraværet for juli og august ikke er klart. Det er klare sesongmessige variasjoner i sykefraværet – sykefraværet er tradisjonelt sett høyere i første kvartal sammenlignet med resten av året med en tydelig nedgang rundt sommermånedene. Å se sykefraværsutviklingen over tid er derfor viktig. Stavanger kommune arbeider kontinuerlig med å forebygge og redusere sykefravær. Det viktigste arbeidet skjer likevel i den enkelte virksomhet, med bidrag fra Bedriftshelsetjenesten og HR-avdelingen.

For Juni måned er sykefraværet for Stavanger kommune samlet på 7,8 prosent. Dette er en nedgang på 0,3 prosentpoeng fra mai måned. Sykefraværet er samtidig 0,6 prosentpoeng høyere i juni 2017 enn for samme måned i 2016.

For første halvår er det totale sykefraværet for Stavanger kommune 8,4 prosent. Dette er 0,5 prosentpoeng høyere enn første halvår i fjor, og 0,3 prosentpoeng høyere enn første halvår 2015. Når sykefraværstallene for første halvår 2017 sammenlignes med samme periode i 2016 ser vi at alle tjenesteområder, med unntak av Bymiljø og utbygging, har et høyere sykefravær. Lærlinger har et sykefravær som er 1,6 prosentpoeng høyere enn samme periode i fjor. Korttidsfraværet er 1,2 prosentpoeng lavere, men samtidig har langtidsfraværet økt med 2,9 prosentpoeng. Korttidsfravær er egenmeldt og legemeldt fravær innenfor arbeidsgiverperioden. Langtidsfravær er fravær fra 17.dag. Opplæringskontoret jobber systematisk på individ og systemnivå med oppfølging og forebygging av sykefraværet blant lærlingene. Fokusområder for 2017 er nærværsarbeid og psykisk helse, og står sentralt på agendaen ved møter og samlinger. Opplæringskontoret har et nært samarbeid med den enkelte virksomhet og er tettere på oppfølgingen av sykemeldte.

Kultur og byutvikling har en negativ utvikling i sykefraværet sammenlignet med samme periode i 2015 og 2016, men ligger likevel under måltallet på 4,5 prosent. Denne endringen skyldes hovedsakelig en økning i korttidsfraværet. Tjenesteområdet jobber systematisk med å følge opp sykefraværet, med forsterket oppfølging av korttidsfravær. Samtlige tjenesteområder i Stavanger kommune, med unntak av Kultur og byutvikling, ligger over måltallet første halvår 2017.

Sykefraværet i noen områder av Oppvekst og levekår er høyere for første halvår enn samme periode 2016. Dette gjelder barnehageområdet, skoleområdet, hjemmebaserte tjenester, sykehjem, bydekkende Levekår, NAV-kontor og Barn og unge. Øvrige områder har hatt en positiv utvikling av sykefraværet, deriblant helse- og sosialkontor som har et lavere sykefravær sammenlignet med samme periode i 2016. Alle utvalgte områder i Oppvekst og levekår har et sykefravær over måltall første halvår 2017.

Når det gjelder sykefravær for tjenesteområdene fordelt på korttid og langtid, skyldes oppgang og utvikling for det meste en endring i langtidsfraværet. Bymiljø og utbygging har et lavere langtidsfravær sammenlignet med første halvår 2016. Korttidsfraværet er på samme nivå. For utvalgte områder i Oppvekst og levekår har barnehageområdet, hjemmebaserte tjenester, bydekkende Levekår, skoleområdet, NAV-kontor, samt Barn og unge et høyere langtidsfravær første halvår 2017 sammenlignet med samme periode i 2016.

Det er per 31.august ansatt 10 370 personer i Stavanger kommune. Dette inkluderer fast ansatte, vikarer, lærlinger og ansatte i lønnet permisjon. Dette utgjør totalt 7 696 årsverk, og er 81 flere årsverk enn ved årsskiftet. Tabellen under viser bemanningsutvikling for virksomhetsområdene fra årsskiftet. Økningen i årsverk er størst i Oppvekst og Levekår, innenfor skoleområdet og bydekkende Levekår. Antall lærlinger har i tillegg økt med 35 årsverk siden årsskiftet, og er nå oppe i 177 personer. Disse er en del av kategorien «Annet» i tabellen under.

I november 2016 ble det innført ansettelsesstopp på faste stillinger i barnehagene, grunnet planlagt neddimensjonering av antall barnehageplasser. Barnehagene har hatt en gradvis nedgang i antall årsverk fra januar til august 2017. For første halvår 2017 er innleieutgifter fra vikarbyrå kr 1,2 mill. høyere sammenlignet med samme periode i 2016. Det forventes en ytterligere reduksjon av antall barnehageplasser fra høsten 2018, og en fortsatt reduksjon i antall årsverk for barnehageområdet.

Skoleområdet har hatt en økning med 67 årsverk fra årsskiftet. Dette skyldes små endringer hos den enkelte virksomhet.

Innenfor bydekkende Levekår er økningen i årsverk størst innenfor Dagsenter og avlastning og Flyktningeseksjonen. Dagsenter og avlastning har hatt en økning på rundt 10 årsverk og skyldes generelle økninger innenfor ulike avdelinger, i tillegg til oppstart av ny avdeling Mosvangen.

Hjemmebaserte tjenester har hatt en reduksjon av 25 årsverk siden årsskiftet, og innleieutgifter for første halvår 2017 er halvert sammenlignet med samme periode i 2016. Samtlige av de hjemmebaserte tjenestene har reduksjon i årsverk, og skyldes flere årsaker som justering av bemanning til tilbud av tjenester, tilpasning til gjeldende driftsrammer og reduksjon i bestilte tjenester.

Rådmann, stab og støtte har hatt en økning på 17 årsverk siden årsskiftet. Endringen fordeler seg jevnt over samtlige avdelinger, med unntak av Økonomiavdelingen stab som har den største endringen med en oppgang fra 33 til 38 årsverk.

Årsverksutvikling måned for måned i 2017 viser en midlertidig økning i antall årsverk i juli for sykehjem og bofellesskap. Dette skyldes ferieavvikling. Virksomhetene har i større grad ansatt personer i faste vikariat i stedet for på timelønn i de tilfellene der arbeidsforholdet varer mer enn i én måned. Årsaken er at vikarene da får tilgang til kommunens systemer, de får e-post og eks mulighet for å gjennomføre legemiddelhåndteringskurs. Utgifter til vikarinnleie for sykehjem 1.halvår 2017 er i tillegg halvert sammenlignet med samme periode i fjor.

Samtidig viser Skole- og barnehageområdet en midlertidig nedgang i antall årsverk i løpet av sommermånedene. Dette skyldes ferieavviklinger og ikke minst avvikling og oppstart av nytt skole- og barnehageår.

For å få et reelt inntrykk av den totale årsverksutviklingen er det viktig å se den over tid. Grafen under viser årsverksutviklingen for hele kommunen de siste 12 måneder, fordelt på fast ansatte, vikarer, lærlinger, og timelønnede. I tillegg viser grafen andel årsverk i lønnet permisjon. Denne gruppen inngår i utgangspunktet som en del av fast ansatte, men er skilt ut for å kunne vise en eventuell utvikling over tid. Til tross for variasjoner innen ulike tjenesteområdene som nevnt over, holder årsverksutviklingen seg relativt stabil når vi ser Stavanger kommune under ett.